Avec la directive européenne sur le rapport de durabilité (CSRD), la place des data extra-financières et leur gestion deviennent des éléments structurants. Devant le nombre croissant d’indicateurs à suivre, bien organiser la collecte des données et leur suivi dans le temps via des briques logicielles adaptées est essentiel.
Cadrée par la norme ISO 26 000, les objectifs de développement durable, la SBTi etc. vous avez définie une stratégie RSE prenant en compte les attentes de vos parties prenantes et défini un plan d’actions ? Félicitations ! Il ne vous reste plus qu’à piloter votre stratégie de durabilité pour qu’elle réponde aux objectifs que vous vous êtes fixés, puis en reporter dans votre rapport de durabilité, en y incluant notamment tous les indicateurs de suivi et leur progression dans le temps.
Et vous découvrez alors que cette étape qui vous semblait simple et rapide se transforme en parcours du combattant en interne…
1ère étape : élaborez votre protocole de collecte
Indispensable pour pouvoir comprendre, mesurer et améliorer votre impact sur la société et l’environnement, la collecte des données extra-financières s’organise bien en amont de la 1ère campagne de collecte.
Il s’agit ainsi d’élaborer un document complet qui reprend indicateur par indicateur les informations précises le concernant : quel est le nom de l’indicateur ? comment se calcule-t-il ? quel est son périmètre ? qui en interne peut fournir la donnée ?…
Ce document est clé pour bien mener votre campagne de collecte chaque année, mais aussi pour simplifier la vie des auditeurs qui vérifieront vos rapports !
2ème étape : choisissez le support de la collecte de données
Pour cela, plusieurs possibilités s’offrent à vous : document Excel, logiciels en Saas, logiciel en local internes au sein de votre entreprise…. Passons en revue les différentes possibilités d’outils !
Utiliser Excel
AVANTAGES
Facilité de prise en main : Excel est largement utilisé et maîtrisé par de nombreux employés, ce qui peut faciliter la collecte de données, en particulier pour les petites entreprises.
Contrôle Total : Les fichiers Excel offrent un contrôle total sur la manière dont les données sont organisées et analysées. Les entreprises peuvent personnaliser leurs feuilles de calcul pour répondre à leurs besoins spécifiques.
Coût Initial Faible : Excel est généralement disponible sur la plupart des ordinateurs, ce qui réduit les coûts initiaux pour les entreprises qui l’utilisent.
INCONVENIENTS
L’utilisation d’Excel peut vite devenir fastidieuse en fonction du volume d’indicateurs, du nombre de sites sur lesquels votre entreprise est présente, du nombre de services responsables de la collecte, du nombre de pays etc.
Sécurité et fiabilité de la collecte : Modification possible des macros/formules nécessaires à la collecte de données par tous les utilisateurs.
Outils en Saas (outil en ligne)
Il existe aujourd’hui des dizaines d’outils en Saas qui promettent de faciliter la collecte, l’analyse des données et l’extraction de graphiques et autres éléments permettant un partage efficace de l’information.
AVANTAGES
Accessibilité et Collaboration : les outils de collecte de données en SaaS sont accessibles en ligne depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Cela facilite la collaboration entre les membres de l’entreprise, quelle que soit leur localisation géographique.
Sécurité des Données : les solutions SaaS sont généralement équipées de mesures de sécurité avancées pour protéger les données. Les fournisseurs de SaaS investissent massivement dans la sécurité pour protéger les informations sensibles de leurs clients.
Mises à Jour Automatiques : les outils SaaS sont régulièrement mis à jour par les fournisseurs pour garantir qu’ils restent conformes aux dernières réglementations et aux meilleures pratiques.
Automatisation des Processus : ces outils peuvent automatiser de nombreuses tâches de collecte et de traitement des données, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la précision.
Personnalisation : les outils SaaS offrent souvent une personnalisation avancée, permettant aux entreprises d’adapter les fonctionnalités à leurs besoins spécifiques en matière de RSE.
INCONVENIENTS
Coût : l’utilisation d’un outil de collecte de données en SaaS peut entraîner des coûts récurrents, ce qui peut ne pas convenir à toutes les entreprises, en particulier aux TPE.
Dépendance au Fournisseur : Les entreprises dépendent du fournisseur du service SaaS pour la disponibilité et la sécurité du système.
Formation Nécessaire : la mise en place et l’utilisation d’un nouvel outil SaaS nécessitent généralement une phase de formation pour le personnel.
Configuration : la configuration de l’outil peut nécessiter du temps pour pouvoir concilier les besoins de l’entreprise et les contraintes de l’outil.
Autres outils logiciels
Vous pouvez choisir d’utiliser un outil enregistrer localement sur vos serveurs ou certains logiciels utilisés par les services RH ou financiers qui peuvent proposer des entrées de nouvelles datas.
AVANTAGES
Habitude d’usage : si l’outil permet une personnalisation approfondie pour répondre aux besoins spécifiques en matière de collecte de données en RSE, la prise en main en interne est facilitée.
Sécurité des Données : Les données collectées et stockées localement sont généralement considérées comme plus sécurisées en comparaison avec les solutions basées sur le cloud. Les entreprises ont un contrôle direct sur les mesures de sécurité mises en place, ce qui peut être essentiel pour la protection des données sensibles en RSE.
Optimisation des coûts : capitaliser sur un outil déjà existant rationnalise évidemment les coûts en interne… sauf si des coûts supplémentaires d’adaptation aux nouveaux besoins émergent !
INCONVENIENTS
Coûts : l’installation, la configuration et la maintenance d’un outil de collecte de données en local peuvent entraîner des coûts significatifs. Cela inclut l’achat de licences logicielles, les coûts de mise en place et de maintenance du matériel, ainsi que les frais de formation du personnel.
Complexité de la Gestion : la gestion des outils de collecte de données en local peut être complexe. Les entreprises sont responsables de la configuration, de la mise à jour, de la sauvegarde et de la sécurité du système, ce qui peut nécessiter des compétences techniques spécifiques.
Maintenance et Mises à Jour : la maintenance continue et les mises à jour de l’outil de collecte de données en local incombent à l’entreprise. Cela peut être chronophage et nécessiter des ressources dédiées.
Quels critères pour choisir un outil de collecte de données RSE ?
Avant de choisir l’outil que vous utiliserez pour effectuer votre collecte de données, il est important de se poser les bonnes questions :
- Quel est le volume de données à collecter ? Vous ne choisirez pas le même outil si vous avez 20 indicateurs à suivre ou 200.
- Quelle est la complexité de vos besoins en collecte de données ? Avez-vous besoin de suivre des sources diverses, d’agréger des résultats, de collecter les données de plusieurs sites…
- Combien y a-t-il de responsables de collecte et où sont-ils localisés ?
- Quelles sont les ressources disponibles en interne (ressources budgétaires, humaines, technologiques…) ?
- Y a-t-il des données sensibles parmi les données que vous allez collecter ?
- Souhaitez-vous également collecter des données afin de réaliser un bilan carbone ?
- En fonction de vos retours sur ces questions, vous pourrez analyser quelle est pour vous la meilleure option.
Et si vous avez encore un doute, nos experts sont à votre écoute pour trouver ensemble la solution qui vous convient et vous aider à l’implémenter.